Functioneel Specialist financiele applicaties

Uitvoeringsvoorwaarde:
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en Gemeente Apeldoorn mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van Gemeente Apeldoorn. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). Gemeente Apeldoorn merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Over Apeldoorn
Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Onze ambitie
De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur
De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Opdracht
De gemeente Apeldoorn is op zoek naar een Functioneel Specialist die in ons team Functioneel Beheer het cluster bedrijfsvoering tijdelijk komt versterken.
Team Functioneel beheer cluster bedrijfsvoering bestaat uit 11 collega's die zich samen sterk maken om de applicaties binnen het domein bedrijfsvoering goed te bedienen.

De interviews voor deze opdracht zullen plaatsvinden op woensdag 7 mei en/of donderdag 8 mei 2025. 

Dit ga je doen
Jij werkt als Functioneel Specialist aan de ondersteuning van de afdeling financiën en control. Zij gebruiken voor de financiële processen de applicatie Unit4Financials (coda financials) en crescendo. Deze applicaties gebruiken zij sinds 2004 en er loopt een project om deze applicaties te vervangen via een aanbesteding. Om intern capaciteit vrij te spelen, willen we de dagelijkse beheerwerkzaamheden uitbesteden. Onze eindgebruikers ondersteun jij door verstoringen op te lossen. Nieuwe functionaliteiten worden in principe niet meer opgeleverd, maar kleine optimalisaties zijn nog wel mogelijk, zolang de impact beperkt is. Je werkt veel samen met collega's van de afdeling financiën en control en je directe collega's binnen de afdeling informatie.

Als Functioneel Specialist heb je een aantal verantwoordelijkheden die in onderstaande rollen en kerntaken beschreven zijn:

• Advies:
  • Adviseert teammanagers en key-users over een zo goed mogelijke aansluiting van de ingekochte ICT op de bedrijfsprocessen.
  • Signaleert risico’s, verbeter- en/of knelpunten en adviseert hierover en is regievoerder bij de implementatie van de oplossing.
  • Kent de roadmap en releasenotes, weet welke effecten deze kunnen hebben op de bedrijfsvoering en bespreekt de impact hiervan met de klant.
  • Je bent goed in presenteren, het overtuigen van mensen en documentatie vastleggen.
• De klant (alle medewerkers):
  • Eerste aanspreekpunt voor key-users en handelt functionele verzoeken van hen af, voor verstoringen zal dit bestaan uit het afhandelen in de 2e lijn. Je bent in ieder geval op de hoogte van het aantal verstoringen en probeert deze tot een minimum te beperken door instructie of aanpassing van de software.
  • In staat om te inventariseren welke behoefte er is bij de klant, vertaalt dat eventueel in een functioneel ontwerp en configureert het systeem naar deze behoefte en doet verbetervoorstellen.
  • In staat om het aangeboden werk te prioriteren en dit met de klant te overleggen, zo nodig pas je de prioritering op verzoek van de klant aan.
• Relatiebeheer:
  • Zet wijzigingsverzoeken uit richting leverancier en bewaakt de voortgang daarop en koppelt de voortgang vanuit jezelf periodiek terug aan de indiener en weet te escaleren wanneer dat nodig is.
• Uitvoering en implementatie:
  • Inhoudelijke problemen en verstoringen met impact bespreek je met de senior binnen je domein.
  • Verantwoordelijk voor het testen in acceptatie en regisseur van testen in productie, schat de impact van bevindingen in en legt deze voor aan de eigenaar.
  • Opzetten en toewijzen van rapporten, menu’s en gebruikersrechten (autorisatiebeheer).

Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
2. Het ingediende CV bevat maximaal 5 pagina’s. Alle extra pagina’s boven de gevraagde 5 pagina’s worden niet beoordeeld door de aanbestedende dienst.
3. De kandidaat heeft aantoonbaar HBO werk-/denkniveau.
4. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring als functioneel beheerder met de applicaties Unit4Financials/Crescendo.
5. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring als functioneel beheerder met het inrichten van financiële processen in Unit4Financials/Crescendo.
6. De kandidaat is 20 uur per week beschikbaar.
7. De applicatie wordt de gehele periode bemand. Verlof is daarom in overleg.
8. De kandidaat werkt minimaal 1 dag per week samen met de functioneel specialisten op kantoor.
9. Uurtarief maximale tarief is € 100,- exclusief BTW en inclusief reiskosten woon-werverkeer en fee Flextender.
10. De inschrijver mag maximaal 2 kandidaten aanbieden. Voor elke kandidaat die aangeboden wordt dient een aparte inschrijving te worden gedaan. 

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
11. De kandidaat heeft als functioneel beheerder (of functioneel specialist) ervaring met werken bij een gemeente (maximaal 30 punten).
A: De kandidaat beschikt over nul tot één jaar werkervaring bij een gemeente (0 punten).
B: De kandidaat beschikt over één tot drie jaren werkervaring bij een gemeente (18 punten).
C: De kandidaat beschikt over drie of meer jaren werkervaring bij een gemeente (30 punten).
12. De kandidaat heeft ervaring met de applicaties Unit4Financials en Crescendo (maximaal 60 punten).
A: De kandidaat heeft tot 2 jaar ervaring met Unit4Financials (12 punten).
B: De kandidaat heeft langer dan 2 jaar ervaring met Unit4Financials (36 punten).
C: De kandidaat heeft langer dan 3 jaar ervaring met Unit4Financials en ervaring met Crescendo (60 punten).
13. De kandidaat heeft kennis van de regelgeving omtrent de financiële huishouding van een gemeente (BBV ca) (maximaal 10 punten).
A: De kandidaat beschikt over geen kennis van de regelgeving omtrent de financiële huishouding van een gemeente (0 punten).
B: De kandidaat beschikt over beperkte kennis van de regelgeving omtrent de financiële huishouding van een gemeente (6 punten).
C: De kandidaat beschikt over ruime aantoonbare kennis van de regelgeving omtrent de financiële huishouding van een gemeente (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

1. De kandidaat is communicatief vaardig;
2. De kandidaat kan de wensen van de klant vertalen naar oplossing in de applicatie;
3. De kandidaat heeft overtuigingskracht;
4. De kandidaat is nauwkeurig;
5. De kandidaat is proactief en kan zelfstandig met zaken aan de slag;
6. De kandidaat bezit over een goed analytisch vermogen.

Benodigd aantal professionals
1.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Inkoop van gemeente Apeldoorn beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Opdrachtgever”.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De drie (3) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde selectiecriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten ontvangen op elke competentie een score (0, 3 of 5) van de opdrachtgever. Opdrachtgever behoudt zich het recht om de opdracht te gunnen aan inschrijving met de hoogste score op de competenties. Wanneer geselecteerde kandidaten onvoldoende scoren op de door de opdrachtgever beoordeelde competenties  zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 7 mei 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 6 mei 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie 
- De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
- Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
- Eenzelfde kandidaat in meerdere inschrijvingen. Het heeft voor de Gemeente Apeldoorn geen meerwaarde als eenzelfde kandidaat in meerdere inschrijvingen wordt aangeboden. Wij vragen inschrijvers hier alert op te zijn. Indien één kandidaat onverhoopt toch in verschillende inschrijvingen wordt aangeboden, zal enkel de inschrijving met het laagste tarief in behandeling worden genomen. Indien in deze situatie de tarieven hetzelfde zijn, zullen wij via loting bepalen welke inschrijving in behandeling genomen wordt.
- Uitval gekozen kandidaat. Bij uitval van de gekozen kandidaat staat de gemeente Apeldoorn vrij om de tweede (2e) en vervolgens de derde (3e) kandidaat te selecteren voor hetzelfde aanbod.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 29 april 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 29 april 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 6 mei 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.