Projectmanager Uitrol ESM (Topdesk)

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Aanleiding
In januari 2025 is de aanpak Dienstverlening vastgesteld voor de komende jaren. Daarin is de ambitie uitgesproken om externe en interne dienstverlening van de provincie Utrecht te verbeteren. Deze uitvraag gaat over de interne dienstverlening. De wens is om binnen de keten dienstverlening van het domein Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Organisatie (BIO) de gebruikerstevredenheid te verhogen. Onderdeel daarvan is het principe van ‘1-loket’, de ingang voor alle dientverleningsgerichte vragen.

Om dit proces te ondersteunen is een Enterprise Service Management-tool (ESM) geselecteerd middels een aanbesteding. De gecontracteerde tool is Topdesk. Deze zal in 3 fases worden uitgerold, waarbij elke fase specifieke kenmerken heeft, en dat terwijl de winkel open blijft.

Globaal:

Fase1: Initiële uitrol van de tool,  incl. generieke processen voor fase 2 en 3, uitfasering Assyst.
Fase 2: Uitrol binnen Facilitair, uitfasering Planon.
Fase 3: Implementatie van de tool voor de overige dienstverlenende processen binnen BIO op basis van de generieke processen uit fase 1. Te denken valt aan Financien, Personeelszaken, Inkoop.

Resultaatopdracht
Als projectmanager ben je binnen de opdracht ‘Implemenatie Topdesk’ verantwoordelijk voor het ‘claimen’ van benodigde resources bij Provincie Utrecht en het inplannen van stuurgroepen, werkgroepen, testsessies en opleidingen. Daarnaast houdt je de voortgang van actielijsten in de gaten en signaleert naar stuurgroep als voortgang aan de kant van Provincie Utrecht achterblijft. De projectmanager is de linking pin naar de leverancier. Je zal starten met een PID voor fase 1, inclusief de benodigde resources en planning op basis van gedefinieerde scope.

Binnen scope van de implementatie vallen minimaal:

• Self Service Portal
• Producten en Diensten Catalogus
• Incident en Problem Management
• Inventarisbeheer en Asset Management
• Reserveringen van ruimtes, werkplekken en middelen
• Change en Release Management
• Kennisbeheer
• Rapportage en analyse
• Ruimtebeheer
• Evenementen
• Sleutelbeheer
• Life Cycle Management
• Bezoekersmanagement
• Werkorderbeheer, periodieke taken en werkroosters
• Service Level Management
• License Management

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT)middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra middelen en/of kennis nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

Jij bent een projectmanager ICT met uitgebreide ervaring binnen het (semi-)publieke domein. Je kunt werken binnen een programmastructuur en kunt complexe veranderingen realiseren. Je voelt je comfortabel als gesprekspartner voor zowel inhoudelijk deskundigen als behoeftestellers binnen de organisatie. Je krijgt mens en organisatie mee in de gewenste verandering binnen de bestaande processen.  Je kent relevante ontwikkelingen en spelers binnen het werkveld van Topdesk. Je bent mondeling en schriftelijk in staat je projectplan te verwoorden en hierover verantwoording af te leggen (pIOFACh).

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met projectmanagement methodieken Prince-2/IPMA en Agile/Scrum aangevuld met aantoonbare kennis en/of certificering ITIL (v3 of v4);
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als ICT-projectmanager binnen de (semi-)overheid;

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbaar afgeronde Informatietechnologie of Bedrijfskundige opleiding op minimaal hbo bachelor niveau; (10 punten)
5. Minimaal 3 aantoonbare implementaties van ESM afgerond, incl. werkervaring in het implementeren van nieuwe processen en werkwijzen als gevolg van een nieuw systeem en het begeleiden van de
    verandering en adoptie door eindgebruikers (geef per implementatie een duidelijke omschrijving in het CV); (20 punten)
6. Minimaal 2 aantoonbare succesvolle implementaties van Topdesk afgerond (geef per implementatie een duidelijke omschrijving in het CV); (30 punten)
7. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in compliance-eisen, kennis van AVG en informatiebeveiliging; (10 punten)
8. Aantoonbare werkervaring, hoe niet-IT diensten (zoals HR, Facilities en Finance) via ESM beheerd kunnen worden; (10 punten)
9. Aantoonbare werkervaring met selfserviceportalen, service catalogi en integraties met andere systemen. (20 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

1. Organisatiebewust: de aangeboden kandidaat is in staat om op verschillende niveaus gesprekspartner te zijn in de organisatie. Hierbij heeft hij de organisatiedoelen helder voor ogen en weet deze te verbinden aan de programmaopdracht. Zo creëert de kandidaat dragvlak voor de verandering.
2. Besluitvaardig: de aangeboden kandidaat is in staat om op basis van de vastgestelde uitgangspunten in het programma weloverwogen koers uit te zetten en besluiten te nemen dan wel gemotiveerd voor te leggen aan het daartoe bevoegde management.
3. Communicatief: de aangeboden kandidaat is sterk in zijn eigen communicatie maar is ook actief luisterend naar alle stakeholders. Zo worden kansen geïdentificeerd, zorgen of belemmeringen geadresseerd en risico’s helder geïnventariseerd.

Uit het cv blijkt duidelijk dat de kandidaat over bovengenoemde competenties beschikt.

Functiewensen (gespreksronde)

Persoonlijke eigenschappen

1. Je hebt een proactieve werkhouding
2. Je bent kwaliteits- en resultaatgericht
3. Je bent flexibel
4. Je weet jouw omgeving te enthousiasmeren en je kunt stakeholders “meenemen”
5. Je zoekt de verbinding met de gebruikers, de leveranciers en je collega’s

Vaardigheden

1. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
2. Je hebt sterke, breed inzetbare projectmanagement vaardigheden
3. Je hebt overtuigingskracht
4. Je bent analytisch sterk

Kennis

1. Je hebt een brede kennis van Enterpise Service Management en Dienstverlening
2. Je hebt kennis van projectmanagementmethodieken
3. Je hebt kennis van Scrum en Agile werkwijzen
4. Je hebt kennis van inkooptrajecten (aanbesteden) en weet hierover te schakelen met leveranciers

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria” beoordeeld in Stap 2. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Tarief
Voor deze opdracht geldt een indicatief uurtarief van € 100,00 (all-in) exclusief BTW.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.
Is hybride werken mogelijk:  ja, maar minimaal 1 dag per week aanwezig op kantoor.

Planning
De teams gesprekken met de opdrachtgever zijn gepland op maandag 12 mei 2025 tussen 13.30 – 16.00uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 9 mei 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 2 mei 2025, 9.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 5 mei 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 8 mei 2025, 9.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.