Programmasecretaris Regiodeal Waterland

Organisatie
Gemeente Purmerend is volop in beweging. De laatste jaren zijn we succesvol veranderd naar een energieke organisatie met volop mogelijkheden. Wij werken volgens de “Purmerendse manier”, onze inwoners staan centraal. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen; wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met de omgeving vinden we belangrijk.

Opdracht
Rollen programmasecretaris:

Ad 1: De programmasecretaris zal in de eerste fase de volgende rollen moeten kunnen uitvoeren:

Procesbewaker ter ondersteuning van de programmamanager en kwartiermaker om tijdig tot convenant te komen.

Voor het proces om te komen tot een programmaplan in september en goedkeuring en ondertekening van convenant is ondersteuning van het kernteam en de programma-manager gewenst. Dit bestaat uit onder anderen ondersteunende diensten als het begeleiden van de communicatie naar raad en stakeholders en juridische zaken en zorgdragen voor het tijdig opleveren van de gewenste eindproducten. Hieronder valt ook het ondersteunen bij het ophalen van de benodigde input voor de inhoud van de programmalijnen.

Adviseur om programmabeheersing goed in te bedden in het programmaplan.

Het uitvoeren van een programmaplan van 26 miljoen euro zal uiteraard op een beheerste manier moeten gebeuren. Dat betekent aan de voorkant scheppen van duidelijke kaders en tegelijk ook een duidelijk proces om beheerst af te kunnen wijken van de kaders. Het bereiken van het doel van het programma staat namelijk voorop. De manier om dit te bereiken kan tussentijds veranderen waardoor er flexibiliteit nodig is. Het programmaplan zal hier rekening mee moeten houden.

Secretariële ondersteuning zoals maken afspraken en agenda beheer.

De programmasecretaris zorgt in beperkte mate voor secretariële ondersteuning als maken afspraken en afstemming van agenda’s.  Vanuit zijn rol als bewaker van de voortgang zal de programma ondersteuner toezien op tijdig inplannen van afspraken en meedenken over juiste agenda en deelnemers van de overleggen.

Ad 2: In de tweede en uitvoeringsfase van de regiodeal bestaat de rol van programmasecretaris uit meer “standaard” werkzaamheden van een programmasecretaris.

Werkzaamheden:
- Het bewaken en signaleren van de voortgang van de verschillende programmateams;
- Het beoordelen van de subsidieaanvragen;
- Het vaststellen van de benodigde cofinanciering van de aanvragen en de administratieve afhandeling daarvan;
- Het verrichten van ondersteunende werkzaamheden voor de werkgroepen;
- Het voorbereiden van stuurgroep overleggen;
- Het voorbereiden en coördineren van het ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces;
- Het opstellen van rapportages en verantwoording;
- Het leveren van bijdragen aan het programmabegroting met betrekking tot programmabeheersing zoals budgetverantwoording en voortgangsbewaking;
- Het ondersteunen bij het samenstellen van budgetten voordat de aanvraag wordt ingediend;
- Het bijhouden van actielijsten;
- Het redigeren college- en raadsvoorstellen;
- Het mede met de programmamanager zorgdragen voor de onderlinge coördinatie en afstemming van de inhoudelijke programmalijnen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werkervaring met proces- en budgetbewaking;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als programmasecretaris bij een gemeente;
3. Aantoonbare werkervaring met het verrichten van de hiervoor aangegeven taken en werkzaamheden;
4. Aantoonbare afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau.             

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met programmabeheersing (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaringen in de afgelopen 5 jaar met triple helix (benoem dit duidelijk in het cv.) (30 punten);
7. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar bij een +80.000 inwoners gemeente of overheidsinstelling (benoem dit duidelijk in het cv.) (30 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met twee of meer betrokken leerlijnen (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in de hoeverre de door jou aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Omgevingsbewust en organisatie sensitief;
- Sterk in communicatie;
- Nauwkeurig en zelfstandig;
- Onafhankelijk en kritisch;
- Resultaatgericht;
- Adviesvaardigheid en overtuigingskracht;
- Netwerkvaardigheid.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling).

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.
We werken waar nodig voor het resultaat voor de stad. Dit kan op locatie zijn en betekent ook dat thuiswerken mogelijk is wanneer het werk dit toelaat.

Planning
De fysieke / digitale gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 6 mei 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 2 mei 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien je de opdracht gegund krijgt, ontvang je een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 29 april 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 30 april 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kun je  indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kun je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 1 mei 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kun je reageren.